1. Predarea documentelor
Beneficiarul va prezenta lunar, pana la data de 5 a lunii urmatoare, toate documentele justificative corespunzatoare activitatii desfasurate precum si toate actele si informatiile referitoare la patrimoniu. Daca aceasta data este zi nelucratoare, data predarii documentelor va fi prima zi lucratoare ulterioara datei de 5. Documentele contabile puse la dispozitia prestatorului vor fi sortate in ordine cronologica pe categorii (pontaje, intrari, iesiri, documente de incasari/plati, extrasul de banca, alte documente). Documentele prezentate in copie vor fi prelucrate la solicitarea expresa a beneficiarului, acestea fiind supuse regimului special de inregistrare conform legislatiei în vigoare. Documentele originale prezentate ulterior vor purta inscrisul “transmis prin fax”, “mail”, “copie” sau alta modalitate prin care a fost transmis prestatorului. Beneficiarul isi asuma raspunderea pentru eventualele erori cauzate de acest fapt. Bonurile fiscale de carburanti vor purta stampila unitatii furnizoare si vor avea inscrise codul unic de identificare al Beneficiarului.
2. Registre specifice
Achizitionarea registrelor contabile, Registrului Unic de Control, Registrului de Evidenta Fiscala (daca beneficiarul este platitor de impozit pe profit), Registru de zilieri, Registrului de intrari/iesiri cade in sarcina beneficiarului, conform legii. De asemenea scadentarul se intocmeste de catre beneficiar conform datelor din contracte. Registrul de casa se intocmeste zilnic de catre Beneficiar cu respectarea urmatoarelor reguli:
Plati catre persoane juridice – maxim 5000 lei pe zi pentru o persoana juridica si 10000 lei pe zi per total;
Plati catre persoane fizice – maxim 10000 lei pe zi pentru o persoana fizica;
Este interzisa fragmentarea tranzactiilor.
3. Activitati administrative: urmatoarele activitati sunt considerate activitati administrative si vor cadea in sarcina beneficiarului:
Inventarierea patrimoniului: Beneficiarul poate solicita de la Prestator evidenta contabila pe care o va compara cu evidenta faptica si va comunica Prestatorului rezultatele inventarierii pentru a fi inregistrate in contabilitate.
Decizie numerotare facturi: Beneficiarul va intocmi facturile (chitantele, avizele de insotire a marfii) conform prevederilor legale in vigoare la data emiterii acestora si va avea in vedere emiterea la inceputul fiecarui an a deciziei de alocare a plajei de numere necesare activitatii pe care o desfasoara.
Raportarile catre Serviciul de compensare din cadrul MECMA: Beneficiarul va raporta pe site-ul http://gama.imi.ro/ toate informatiile obligatorii potrivit prevederilor legale in vigoare.
Arhivarea documentelor: Beneficiarul este obligat sa ia toate masurile necesare, potrivit Legii contabilitatii, pentru pastrarea documentelor justificative si a tuturor registrelor contabilitatii timp de 10 ani, cu exceptia conturilor anuale si a statelor de salarii care se pastrează 50 de ani. Prestatorul nu isi asumă obligatia pastrarii acestora mai mult de doua luni de la data rezilierii contractului.
Case de marcat: Achizitia si fiscalizarea caselor de marcat este o activitate administrativa. Se vor respecta in totalitate prevederile Ordonantei de urgenta a Guvernului nr. 28/1999. (https://static.anaf.ro/static/21/Anaf/Ghid_case_marcat_05102018.pdf)
Pontajul: Statele de salarii se intocmesc exclusiv in baza pontajului trimis de Beneficiar. Pontajul trebuie sa cuprinda ora de inceput si ora de sfarsit a activitatii precum si zilele de concediu de odihna, concediu fara plata si concedii medicale.
Alte activitati: traduceri de documente (inclusiv facturi externe), legalizari, verificari caziere, expirare puncte de lucru, expirare sedii sociale, estimari taxe vamale, audit GDPR, obtinere numere EORI, redactare diverse contracte (comerciale), intocmire dosare credite, leasing-uri, reinnoire lini de credit, intocmire dosare participare licitatii, obtinere de diverse autorizatii (de functionare, de transport, ISU etc).
4. Onorariul este stabilit in contractul de prestari servicii financiar-contabile si nu include deplasarile in interesul beneficiarului, consultanta financiar contabila, refaceri de situatii sau alte activitati, altele decat cele prezentate in contract. Aceste prestatii vor fi considerate ore suplimentare si vor fi tarifate distinct. In situatia in care documentele lunare sunt predate integral sau partial catre prestator dupa data de 19 a lunii urmatoare se aplica o taxa de urgenta egala cu un onorariu lunar sau prelucarea si transmiterea declaratiilor catre organul fiscal se va efectua ulterior termenului prevazut de lege.
5. Instiintari privind contractele de munca ale salariatilor
Conform H.G. 905/2017 privind intocmirea si completarea registrului general de evidenta a salariatilor care reglementeaza dosarul personal pentru salariati, angajatorul are obligatia de a intocmi acest dosar personal pentru fiecare dintre salariati.
Potrivit art. (7) alin. (2) din hotararea de mai sus, dosarul personal al salariatului cuprinde cel putin actele necesare angajarii, contractul individual de muncă, actele aditionale si celelalte acte referitoare la modificarea, suspendarea si incetarea contractelor individuale de munca, precum si orice alte documente care certifica legalitatea si corectitudinea completarii in registrul general de evidenta a salariatilor.
Documente necesare angajarii:
Potrivit art. (7) alin. (2) din hotararea de mai sus, dosarul personal al salariatului cuprinde cel putin actele necesare angajarii, contractul individual de munca, actele aditionale si celelalte acte referitoare la modificarea, suspendarea si incetarea contractelor individuale de munca, precum si orice alte documente care certifica legalitatea si corectitudinea completarii in registrul general de evidenta a salariatilor.
Documente necesare angajarii:
Certificat de nastere, carte de identitate, cerere de angajare, curriculum vitae, copie de pe actele de studii si starea civila cu menţiunea legala pe ele, cazier judiciar, minuta de informare (prealabila conform articol 17), fisa individuala de aptitudini, Contractul individual de munca, inregistrat la ITM cu cel putin o zi inainte de inceperea activitatii (2 exemplare), Certificat sau adeverinta medicala (document care sa ateste ca persoana in cauza este apta de munca. In functie de postul care se doreste a se ocupa, se pot solicita de catre angajator diferite analize medicale specifice), Testare psihologica (unde solicita angajatorul), Nota de lichidare (unde este cazul), Regulament intern si fisa de post semnate de angajat, Actele aditionale si celelalte acte referitoare la executarea, modificarea, suspendarea si incetarea contractului individual de munca, Orice alte acte care certifica legalitatea si corectitudinea completarilor din registrul general de evidenta al salariatilor, examinarea profesionala , proba de lucru sau altă dovada, SSM, PSI, medicina muncii;
In vederea stabilirii deducerii personale la calculul impozitului pe salarii, dosarul personal va mai cuprinde - daca este cazul - Declaratia contribuabilului privind persoanele aflate in intretinerea sa, copie act de identitate a acestora precum si Declaratia pe proprie raspundere a persoanelor aflate in intretinerea contribuabilului.
In eventualitatea angajarii de salariati Beneficiarul este raspunzator de transmiterea informatiilor necesare angajarii in termenul legal (cu cel putin 24 ore inaintea angajarii) Prestatorului; in acest caz Beneficiarul va informa ITM printr-o adresa care va cuprinde denumirea prestatorului de servicii ce urmeaza a efectua transmiterea fisierelor pe site-ul https://reges.inspectiamuncii.ro
6. Evenimente importante sau exceptionale
Beneficiarul aduce la cunostinta prestatorului, in timp util, evenimentele importante sau exceptionale din activitatea sa, inclusiv angajamentele susceptibile de a afecta rezultatele sau situatia patrimoniala sau orice eveniment ce ar putea conduce la aplicarea prevederilor Ordinului ANAF nr. 1415/2007 privind procedura de inregistrare a contractelor incheiate intre persoane juridice romane si persoane juridice sau fizice straine nerezidente sau a prevederilor Legii 129/2019 privind prevenirea si sanctionarea spalarii banilor. De asemenea, beneficiarul va comunica prestatorului decizia privind desemnarea persoanei care are responsabilitati in aplicarea Legii nr. 129/2019 privind prevenirea si sanctionarea spalarii banilor.
In cazul in care se efectueaza achizitii intracomunitare de bunuri, Beneficiarul va avea in vedere faptul ca platitorii de TVA trimestrial au obligatia de a depune notificarea pentru schimbarea perioadei fiscale in termen de 5 zile de la sfarsitul lunii in care intervine exigibilitatea taxei si va anunta in timp util Prestatorul pentru intocmirea formalitatilor.